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簡易4步驟讓工作更快更有效:《OTPR 敏捷工作法》讀後感,助你重拾工作效率

簡易4步驟讓工作更快更有效:《OTPR 敏捷工作法》讀後感,助你重拾工作效率

引言:

為什麼我的工作總是做不完?為什麼我努力工作了那麼久還是沒被看見?這些想法都曾浮現在你的腦海裡嗎?近期又有本好書要介紹給你們啦!《OTPR 敏捷工作法》,這本書為業務繁重的我帶來了全新的思考和啟發。  本文我將透過書中的經驗分享,帶你一起去理解提高工作效率的方法, 解答你很努力工作但不見成效的疑問的解决方案。 

作者簡介

《OTPR 敏捷工作法》的作者是游舒帆,商業思維學院的院長,致力於將商業思維及認知思維知識,推廣到所有需要的人身上。

游舒帆曾任鼎新電腦總監與TutorABC協理,在14年的工作經驗里,擔任主管的時間超過12年,期間帶領與指導過的部署超過500位,同一時間最多同時管理300位左右同仁,直接指導超過50位以上的合格主管。

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此外,游舒帆亦兼任多家知名企業管理顧問與業界講師,同時也是哈佛商業評論,經理人,inside,專案經理雜誌等眾多電子媒體專欄作家。 能運用簡單且通俗的架構來解釋複雜問題,並能根據對象的知識和能力水準因材施教。

為什麽多數人無法為自己的績效負責?

首先,作者想讀者厘清一個問題,就是爲什麽多數人無法為自己的績效負責?作者認爲許多職場工作者壓力大,工時長,配合度高,但績效始終不如預期,那是因為踩中了這四個常見的思維誤區: 

1.價值誤區:

以為有做事就有價值,錯把苦勞當功勞。 其實價值是源自於我們對某件事情產生具體的影響。 價值得有明顯的產出成果(outcome),而不是僅僅完成任務。 在做每件事情時,必須考慮其價值,否則容易白忙活一場。 我們需要正視價值,因爲你的價值決定了你的價格。 而巴西塞式企業(Semco)讓員工自行決定薪酬,上班時間與績效,讓員工對自己的成果負責。 

2.目標誤區:

相信大家都曾經擁有我明明做的很辛苦,為什麼老闆看不見呢?的想法。 員工和老闆之間總有一條思維上的鴻溝,老闆覺得員工無法站在自己的角度思考,員工則認為老闆不把目標交代清楚。 這導致員工與老闆的目標出現嚴重分歧。 在工作場合中,務必把重點放在背後的目標上,才不會白做工。

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3.分工誤區:

分工誤區常常出現在績效未能達到預期的情況下,而其中一個常見的原因是「合作部門的配合」不足。這種情況通常源於分工不明確或不完善。隨著公司的成長,分工必然變得更加複雜。當各部門之間的協作順暢時,工作進展得更加順利,但一旦出現問題,便往往會產生互相推卸責任的情況。

這種情況不僅影響了工作效率,還可能導致責任不明確,進而影響組織的整體運作。因此,分工誤區不僅僅是一個單純的組織問題,更是一個可能影響到整個企業運營的重要問題。

4.高能低效:

高能低效是指能力強的個人被安排處理過多的雜務,這是因為只有他們能夠將這些事情處理得比其他人更出色。這些人通常具有出色的技能和解決問題的能力,因此被賦予處理各種難題的責任。然而,這種情況卻導致他們無法充分發揮自己的能力,無法專注於創造更多的價值。

相反,他們花費大量時間和精力處理琐碎的事務,這樣的情況形成了一個負循環,使他們陷入無法突破的低價值循環中。因此,儘管這些人有著驚人的能力,但他們卻無法發揮出他們應有的價值,這是高能低效現象的核心特徵。

值得一提的是,書中作者有提到他在《商業思維》一書中曾經談論過商業的本質,並提到數據脈絡的概念(下圖),基本在脈絡上愈上層愈接近老闆想像的價值。

簡易4步驟讓工作更快更有效:《OTPR 敏捷工作法》讀後感,助你重拾工作效率

摘自——《OTPR敏捷工作法》

這圖展現了一個重要觀點:將手邊的工作與數據脈絡相關聯的重要性。如果你能夠將你負責的工作與數據脈絡中的某個關鍵節點相對應,這意味著你的工作直接影響到公司的利潤、收入或客戶回購率等重要指標。這顯示了你對公司價值的貢獻,因為你的工作是與公司的核心目標直接相關的。

然而,如果你無法將手邊的工作與數據脈絡相對應,這可能意味著你的工作對公司的價值相對較低。在這種情況下,你可能需要更加警惕,並評估你的工作如何能夠更好地與公司的核心目標相關聯,以提高你的價值和貢獻。

什麼是OTPR工作法?

接下來我們談一談什麽是OTPR工作法?OTPR是一套結合目標管理,時間管理,專案管理與敏捷思維的工作法。 這套工作法將協助我們定義出有價值的目標,並讓自己有效的做好時間規劃和安排,並透過專案管理的技巧來執行和修正我們的計劃,並在每個計劃交付後做回顧與檢討,確保我們能越來越進步,持續改善。 

OTPR是四個工具的縮寫,分別是:

簡易4步驟讓工作更快更有效:《OTPR 敏捷工作法》讀後感,助你重拾工作效率

摘自——《OTPR敏捷工作法》

Objective: 如何有效規劃個人目標?

在快節奏的生活中,有效地設定和規劃個人目標相對重要。為了確保目標的實現,作者建議遵循SMART原則去設定目標,即具體(Specific)、可衡量(Measurable)、可達成(Attainable)、相關(Relevant)和時效性(Time-bound)。

S – Specific

設定具體且清晰的目標至關重要。舉例來說,一家電商公司可能會設定銷售增長目標,例如每月增加銷售額或年度銷售額的百分比。

M – Measurable

目標必須是可衡量的,這樣才能夠準確評估進展。例如,銷售額、客戶數等具體數字是典型的可量化成果。

A – Attainable

目標必須是實現可能的。舉例來說,想要在一個月內達到五百萬的銷售量可能性較小,但若公司提供相應的資源並將時限延長至六個月,那麼達成目標的機會就會更大。

R – Relevant

目標必須與負責執行的人或團隊的職責高度相關。舉例來說,銷售團隊與銷售增長目標密切相關,而運營團隊則與客戶滿意度目標密切相關。

T – Time-bound

目標必須有明確的時間框架。舉例來說,若要完成一項任務,就必須設定截止日期以確保任務按時完成。

這些原則不僅適用於工作,也同樣適用於個人生活中的各個領域。

另外,作者認為個人的目標其實離不開八類:工作成就、生活紀律、生理、心理、財務、能力、人際與興趣。為了幫助讀者更清晰地瞭解自己的目標,他提供了一個表格來協助盤點。有時間的話,你也可以來填一下。通過這樣的盤點,你就可以更全面地瞭解自己的追求和目標,從而更有效地規劃和實現自己的理想生活。

簡易4步驟讓工作更快更有效:《OTPR 敏捷工作法》讀後感,助你重拾工作效率

摘自——《OTPR敏捷工作法》

Time Management: 如何為目標設定行動方案?

定下目標後,就可以開始排序目標的重要性,排序的原則是:當兩個目標衝突時,該捨棄哪個? 但是,每個領域至少需要維持一個基本的需求,不能因為其中一個領域而讓另一個領域有損失。

接著,我們先需保障基本需求。例如,你能接受薪水三萬元的工作,但不能接受月薪二萬元的工作,因為只有三萬元才能維持你生活的基本需求。

之後,再找出目標的脈絡性,後減少目標數,降低複雜度。

接下來,為目標設定行動方案,盤點計劃需要的資源和可用的資源。

同時,利用二維矩陣,建立自己的優先順序。

簡易4步驟讓工作更快更有效:《OTPR 敏捷工作法》讀後感,助你重拾工作效率

摘自——《OTPR敏捷工作法》 

Project Management:如何提升工作行程管理效率?五大關鍵原則

當涉及到Project Management時,有效地管理和安排工作行程是至關重要的。書中提到了排定計劃前的五大重要原則,讓我們更深入地瞭解如何有效地管理工作行程:

1-定義交付產出:

在開始任何工作之前,必須清楚明確地定義出該工作的交付成果是什麼。這意味著明確說明完成任務後應該產生的具體結果或成果。例如,對於一個市場營銷活動,交付成果可能是一份完整的市場營銷計劃,其中包括目標市場分析、行銷策略和廣告素材等。

2-工作量估算:

在安排計劃時,需要估算每項任務所需的時間和資源。這可以通過拆分或標準化流程,然後由專家或團隊進行估算來提高準確性。例如,開發一個系統可能需要多少時間?這個步驟對於確保計劃的可行性和時間管理至關重要。

3-六小時原則:

保持每天六小時的工作安排,並留出兩小時的緩衝時間。這有助於提高工作效率,同時也能夠應對可能出現的意外情況或延遲。

4-不開會原則:

避免無效的會議,只有在必要時才召開會議。確保每次會議都有明確的目標和議程,並且只邀請必要的人員參加。如果某個問題可以通過其他方式解決,就不要浪費時間召開會議。

5-留點時間給自己:

在安排工作行程時,要給自己留出一些時間進行思考和休息,而不是讓自己被行程牽著走。這有助於提高工作效率,同時也能夠更好地應對壓力和挑戰。

Retrospective:如何回顧和復盤?

Retrospective主要分為兩個部分──回顧與復盤──各有其獨特功能。回顧讓我們反思過去一段時間的每一個細節,審視自己做得好和不好的地方。這個過程有助於我們保持優點並進行改進。當我們確認出做得好的方面時,我們會繼續保持這些行為或方法;而當我們識別到做得不好的地方時,我們則會針對這些問題制定改進計劃。

復盤則是讓我們思考,如果我們在過去做了不同的選擇,會導致什麼樣的結果。這有助於我們更深入地理解我們當前的行為和決策,並為未來提供更多的參考和思考。

簡易4步驟讓工作更快更有效:《OTPR 敏捷工作法》讀後感,助你重拾工作效率

摘自——《OTPR敏捷工作法》 

另外,回顧可以分為日回顧和周回顧兩種形式。日回顧通常涉及記錄當天的工作情況和思考,以便在隔天進行調整。而周回顧則是對一周內的工作進行綜合檢討,因為單獨一天或兩天的情況往往難以看出問題的整體情況。

如果已經實踐了一段時間的OTPR方法,並且工作狀況與預期相符,那麼另一個值得考慮的事情就是延長計劃的週期。這樣做有助於更深入地檢視工作表現,同時提供更多時間來實現目標和項目。

在現實生活中如何進行OTPR?

以上談了那麽多書中的知識,那麽要如何更簡化地運用到我們的日常工作呢?不用擔心,你可以馬上就體驗到在現實生活中如何進行OTPR。

1.先擬定周計劃

我們先需找到工作的優先順序,優先處理比較緊急的事情,提早安排好時間,避免發生時間衝突的問題。 

2.分類工作

例如: 

  • 緊急任務:需要立即處理或無法拒絕的專案
  • 插單工作:計劃之外的任務,可以自行決定接受或拒絕
  • 規劃或執行缺失:自己本身的失誤造成的問題
  • 自發性任務變更:目標改變或任務改變,導致計劃需要調整 

3.提早規劃協同性工作

瞭解他人的原則,同時讓他人理解你的原則,避免誤會發生。 

4.有效持續運用OTPR工作法

在未來的工作上持續且正確地運用OTPR工作法,讓工作更有效地完成。 

《OTPR 敏捷工作法》我的讀後感

閱讀了《OTPR 敏捷工作法》後,我對如何有效地管理和安排工作行程有了更深入的理解。這本書不僅提供了實用的工作方法,還啟發了我對工作方式和思維方式的改進。首先,我更新關於如何擬定周計劃,合理安排工作優先順序,並避免時間衝突的認知和方法。通過分類工作和提早規劃協同性工作,更好地管理工作項目,提高工作效率。

另外,書中提到的從P與R切入的方法也對我產生了很大的影響。我開始從Project Management和Retrospective開始,逐步將Objective和Time Management納入使用範圍。這種搭配方法使我能夠更快地掌握OTPR的技巧和方法,並建立起以周為頻率的工作節奏。

最重要的是,這本書讓我深刻意識到自我提升和工作優化的重要性。通過持續的學習和實踐,能夠不斷地改進自己的工作方式,提高工作效率,更好地應對創業過程中的挑戰和困難。如果你都想提升工作效率,那麽就買下這本書,週末慢慢看吧!

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