打造出色團隊 提升工作效率 分享高效溝通心法4部曲!
在一間公司,要如何提升工作效率,溝通無比重要,要做到既順暢又無Hard Feeeling的溝通,可以令到事情事半功倍。而經營亞馬遜電商也一樣,無論是與Freelancers、代營運團隊還是廠商合作,都涉及很多溝通。以下就一步步解釋如何順暢地溝通:
常見的四大溝通問題
與團隊溝通時,通常出事都是因為以下四種情況。
一:「這些基本嘢,你唔會唔知嘛?」
二:「唔洗諗啦,我有經驗。」
三:「以前都係咁做,就咁做啦」
四:意見被拒絕,造成對立
為什麼我們溝通那麼辛苦,那麼困難,通常就是因為這四個情況。頭三點,會令到結果和我們預計的不一樣,因為這都是拒絕溝通的典型句子;而第四點則是令大家有hard feeling。犯了這幾個錯誤,是因為我們通常習慣以自己的方式去溝通,很容易認為對方跟我一模一樣。
順利溝通四部曲
對應以上情況,有四部曲可以去跟從去令溝通更順暢:
一:先溝通共同目的
有時候出問題,可能只不過是我們過度執著一些方法問題,或者細節問題。但有時候,就會忽略了,其實最終極的問題,就是到底達不達到最終效果。例如有新產品開發,要與廠商溝通,就要清晰讓廠商明白這個產品要給到客人的效果(目的),以免雙方對質素有落差而造成誤解。
二:理解對方在意的事情
在溝通時,先要明白對方的看法,特別是在意的事情。例如在溝通包裝時,有些人偏要計較些微的顏色差別,又或者要用哪一條綁帶,可能搞到你一頭霧水。通時先弄清楚對方的看法,原來他是想包裝顯起來高雅一點,因為他認為這才是產品的消費群,那麼知道這件事後再進行溝通,會順利得多。
三:讓對方提出解決方法
我們在溝通時,總是想被欣賞、被明白、被認同。當結合以上兩點,我們先告訴他目的,以及在意的地方,並且按這思路,去問他「你是否有解決方法」,這時對方便會按著你所理清的目的,去找出一個方法。
四:是否有需要協助
假如對方能提出有效達到目的的方法,這時候自己方法便不是那麼重要,反正事情都能夠解決。這種尊重人的做法,甚至能夠令對方做事更提起勁。
信任是執行四部曲的前提
但是,用以上四個方式溝通前,要先問自己三個有關信任的問題:
一:信唔信得過這個人
如果我對這人完全沒有信任,就不要將工作交給對方。因為就算將工作交給他,你同時盯得盯得很緊,站在他的角度而言,你就像在雞蛋裡挑骨頭,合作也不愉快,最後甚至浪費時間和金錢。
二:信唔信得過這個方法
如果相信人的話,就能夠在交談時,開始去找解決方法。但有時會出現一個情況,就是他很有信心,但你沒有信心。這時你又要再想多一次,到底是你不相信這個人,還是不相信這個方法。如果是後者,就要再溝通,去尋求一個信得過的方法。
三:信唔信得過周邊其他因素
除了人或方法的問題,每一件事都會有周邊的不穩定因素。所以,要同時考慮各種不同的因素。例如,與老牌有質素的工廠溝通,也要確保他們是否能使用較新的技術去製造產品,以令事情更加順利。
提升工作效率,最後記得確認三件事
除了溝通的過程外,最後還有三件事要做去收尾,以免有什麼遺漏的地方。分別是:
一)再確認一次你的目的和對方的目的是否一;
二)這件事情誰負責(這裡要注意,有時候說對方負責,其實某部份細節也是你負責,所要一定要清清楚楚。);
三)是否需要提供協助。
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